このブログではThingsを中心に多くのタスク管理に関する記事を書いています。
先日問い合わせからタスク管理リマインダーの使い分けについて問い合わせがありましたので、私が使用しているアプリと共に使い分ける基準をまとめてみます。

タスク管理とリマインダーの明確な使い分け

GTDアプリを使っていると通知してくれますしリマインダー機能を備えていると言ってもいいですよね。ただ多くのGTD実践者がGTDアプリとリマインダーアプリの両方を使っているのは何故だか分かりますか？

まぁ一言で言えば

「タスク管理は期限を通知しリマインダーは行動キッカケを通知する」

これが私の考えです。この明確な基準において使い分けると非常にスッキリするのではないでしょうか。では実際にどのようにしているのかを使用アプリで解説してみます。

タスク管理は日々期限を設ける

GTDの週次レビューですが、1週間に1度は翌週に行うタスクをどんどん期限をつけていく作業を行います。コツとしてはあまり多すぎず1日1個以上は期限付きのタスクが表示されるようにします。

タスク管理ができていれば、まず『今日やること』が直ぐにわかります。迷わずにとにかく今日やることリストまずやってしまえばいいわけなので仕事の効率も上がります。

逆に今日やるべきことが終わってしまえばその日はダラダラしてもいいわけですし、今まで取り組めなかった新たなタスクに挑戦も出来ますね。

GTDというのはそのタスク管理において更に場所や人、使用物等をタグで追加しその状態にあった直ぐ出来るタスクを見つけやすくしたり、今すぐやるタスクだけでなく将来の目標やいつかやりたいこと・アイデアまでを一元管理する方法です。

私がタスク管理に使用しているアプリ

これまでThings以外にもOmnifocusやToodledo、Nozby他様々なタスク管理アプリを使いましたがThingsで落ち着きました。私はMacユーザーであるという事でThingsなのですが、Windwsユーザーの方は違うものがいいでしょう。

Thingsの使い方に関してはこちらの記事を御覧ください。

習慣の行動キッカケはリマインダーで

リマインダーはアラームのような感覚で使っているわけですが、一日を幾つかのグループに分けて習慣的に行うタスクの行動キッカケに使っています。

例えば

• 運動・トレーニングの開始
• 1時間の休憩の開始
• 仕事の開始時間10分前
• 週一回の週次レビュー開始時間

ガッチリ組む必要は勿論ありません。ゆるくでいいんですがこの行動を開始するための通知はキッカケとしてなかなか優秀です。

また時間キッカケだけでなくMacやiPhoneの標準リマインダーなら場所による通知もしてくれます。例えば今すぐは必要ではないが今度購入したい物がある場合、それが売っているお店の近くに行ったら通知してくれると助かりますよね。

そういった今いる場所による通知も物凄く便利です。

私が使用しているリマインダーアプリ

まぁMac版は必要ないかなiPhoneで通知してくれるだけで十分ですよね。リマインダーはApple標準のものでも十分な気がしますが、細かな設定のしやすさでDueを使ってます。

ただ場所による通知には対応していないのでそちらは標準のリマインダーがいいでしょう。とはいえApple標準のリマインダーも非常に優秀なのでDueまでは必要ないかもしれません。

Aplle標準のリマインダーの記事はこちら

まとめ

実際はThingsだけでも行動キッカケを基準で通知させるタスクを作成すればいいのですが、これは期限・これはスタートと分けるのが私は逆にストレスを感じたので別アプリにしました。

整理もややこしくなりますからね。タスクの管理とリマインダーの通知の違いを簡単にまとめてみましたが、それぞれのアプリの特徴を活かしているだけなんですね。

質問の答えになっているかどうかわかりませんが、私はこのように一元管理せず別アプリを使っています。