随分前に別ブログでOmnifocusを使った整理法について書きましたが今回はThings3で少しゆるめに、書籍『7つの習慣とストレスフリーの整理術』を参考にしたタスク整理について書いてみます。
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望むべき結果=7つの習慣の重要な部分
ストレスフリーの整理術では、まずは自分の根底となる望むべき結果（6つのレベルの見通し）に基いて整理していきます。この6つのレベルは「7つの習慣」の第1から第3の習慣に当てはまるという事に気付きました。
これを私は現在Things3の中で『目標・思考』というプロジェクトで管理しています。
望むべき結果は将来自分がどうなりたいのか、また自分の興味・責任から思いついたプロジェクトをする・しないの決定判断になる要素が入ります。実はこの部分が非常に重要で
ここに書かれた事はいわば自分のルールなのです。
自身のルールを決めて今後の生活において決断・行動をする為には必要不可欠な項目なのです。
目的と重要な価値観
目的と重要な価値観の部分は7つの習慣の第2の習慣「目的を持って始める」に当てはまります。ではどういった内容を書けばよいのかというと
将来自分はどうなりたいのか、また人からどのように思われたいのか
いわゆる自分の憲法みたいな部分です。書きだす内容は1つでもいいですし複数になっても構いません。しかし今後の行動を決定づける重要な指針になるので時間をかけて自問自答して下さい。
例
目的：老後に家族に慕われる人間になりたい・価値観：良い父親でありたい
目的：毎日が気持ちよく終われる生活・価値観：やらずに後悔しない
ビジョン
ビジョンは自分の目的・価値観から1段下がった更に具体化された将来についてを書いていきます。私の場合は以前は自分の10年〜20年後と長期的にとらえてましたが現在は3〜5年を見据えてどのように自分を方向づけるかについて書いています。
これが達成できれば「目的と重要な価値観」は達成できると思えるものを書いてみて下さい。
例
家族との時間を毎日しっかり取れる状態
時間やリソースを自由に使えるだけの個人資産を作る
目標とゴール
目標とゴールは更に短期間（1〜3年程度）で達成したいことを目標として書いていきます。ここはより具体的に数字を使って書いてみると良いでしょう。目標が数値で可視化されるとモチベーションもあがります。
例
収益：25%の向上
運営：ブログ月間50万PV
健康：体重10kg減少
ここまでの「目的と重要な価値観・ビジョン・目標とゴール」を使って今後の行動を見極めます。1つ1つのとるべき行動、目標を達成するための無駄等を考えるためにも重要なのです。
注意を向けるべき分野
この注意を向ける分野と言うのは自分の興味・責任に当たります。仕事・プライベートにおいての自分におかれた責任、今後取り組んでみたいという興味が有ることを書き出して自分の影響の範囲を表していきます。
この影響の範囲というのは7つの習慣の第1の習慣「主体性を発揮する」にあてはまります。
自分の影響の範囲を知り改善・学習していく事で影響の範囲は広がります。
例 WEBデザイン・父親・地域活性化・地域行事・ブロガーなど
プロジェクト・他の人に任せた仕事
自分が何かしらの行動を行うものの中で自分が行うタスクをプロジェクトに、他人に任せられるものを他の人に任せた仕事に処理します。但しこのプロジェクトに入れるものはプロジェクトタイトルであり、実際のタスクが組まれたものは後の「実行フォルダ」に入れます。
ここでは現在どんなプロジェクトを持っているかの簡単な確認に使います。
何故そんな面倒な事をするかというと、プロジェクトには仕事だけでなくプライベートなこと（旅行準備等）・学習もあります。並列進行しているとはいえ、少なからず重要度というのは出てきます。
ここで7つの習慣の第3の習慣「重要事項を優先する」を見分けるのにも使えるわけです。
重要事項というのは4つの領域で考えます。
- 緊急で重要なこと
- 緊急でないが重要なこと
- 緊急だが重要でないこと
- 緊急でも重要でもないこと
この重要でないことに割く時間をいかに減らして「緊急でないが重要なこと」に時間を割けるかが自分向上の鍵なのです。それを見極めるためにもタスク・プロジェクトタイトルの一覧が非常に便利なのです。
行動・保留・参考資料・ゴミ箱
ここからは実際に書きだしたタスクの割り振りになります。
- 行動：今直ぐ行動を行うべきこと
- 保留：今は行わないが後で行う・行うかもしれない
- 参考資料：タスクではなく資料
- ゴミ箱：考えてみると必要なかった
では行動・保留の中の各フォルダへの整理基準を書いてみます。
カレンダー・備忘録
行う日付がハッキリと決まっているタスクはカレンダーフォルダ(Things3の場合は明日以降)に自動で振り分けられ管理出来ます。
また忘れたら困るタスクに関して備忘録を使いますが、こちらも行動する日が決まっているから備忘録なので日付を入力すれば自動で明日以降で管理ができます。
例えば定期的な支払い項目や忘れずに行いたい事・習慣化したい事のような繰り返されるタスクで、思い出したい日付・時間で管理しているので週次レビュー以外でフォルダの中身を見ることは基本的にありません。
実行
実行フォルダが今直ぐ手を付けるべきプロジェクトやタスクが入ったフォルダになります。プロジェクトの中には複数のタスクが入り、ここを見ながら今一番行うべきタスクを決定していきます。
このプロジェクト優先度やそもそもプロジェクトを行うかどうかは上記の「望むべき結果」から判断するようになります。
連絡待ち
仕事の場合でチームで行っている時や出来上がった成果物をクライアントに提出した時に連絡待ちになる場合があると思います。そういったものは連絡待ちフォルダで管理しておきます。
週一回見なおす程度で普段はあまり開かないフォルダです。連絡があり実行できる状況になった段階で実行フォルダに移します。
いつか/多分やる
ここはアイデア置き場というような感覚でいいと思います。
やってみたい行動を思いついたが、今直ぐには行えないという場合にここに一旦保管しておきます。実行タスクが少なくなり行動できる状況になった時にアイデアを見て次の行動タスク・プロジェクトを決定します。
もちろんこの時の行動決定基準は望むべき結果に基づくものです。逆に自分のルールにそぐわないと判断できる時はタスクをゴミ箱に入れます。
まとめ
小分けで書こうかと思ったのですが、ポイントを押さえて1記事にしました。こうした方が「望むべき結果」をタスク管理する意味・重要さがわかると思ったからです。
因みに今回はThings3のスクショを使っていますが、元々はOmnifocus2で行っていたものですしTodoledoなんかでも使える整理方法です。
GTDとは違ってあくまで整理方法であり、自分が何をすべきかというのは望むべき結果からの判断という考えです。という事で元記事にはGTDという書き方もしてたのですが今回は抜きました。
目標をあわせて管理することでの自分の今の行動を決めるというのも面白いと思います。
