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整理が出来る人の習慣「Inbox」の活用事例

Inbox

整理が出来る人は習慣としてInboxといった一旦ストックする場所を設けて整理時にそこから移動させて片付けるということが習慣になっています。

このInboxを使った整理はPC内のファイルやタスク、実際に部屋の片付けなんかにも活用が出来ます。

タスク・アイデア管理でのInbox活用

思いついたらまずInboxへ

これは整理を行う上での鉄則ですが、GTDの概念で考えるとInboxに入れるという動作は収集にあたります。収集は決まった時間で行うのではなくて思いついたら即Inboxに入れておく事が収集なんです。

収集と言うのは日常的に行っていると思ってください。そしてInboxに入れたタスク・アイデアを処理・整理へと移っていきます。

このInboxに入れるという動作から週一でいいので処理・整理を行うという動作をワンセットで習慣化すれば、まずタスク・アイデア管理で挫折することはなくなるでしょう。

GTD・TodoアプリはデフォルトでInboxがある

OmnifocusやThingsといったGTDアプリには元々Inbox(受信箱)があります。普段思いついたことは全てこのInboxに入れればいいんです。このInboxに入れずにプロジェクトを選んでという方も多いと思いますが、処理や整理が行えなくなるので「後で思い返すと要らない項目」までプロジェクト内に入ってしまいます。

思いついた事全てが実行するべき事ではないのですから、少し時間を空けて本当に必要なのかを見極める為の動作「処理・整理」が重要なんです。

Things3 Mac版のInbox

Things3

もし自分が使っているタスク管理アプリでInboxという項目がなければ、Inboxというフォルダ・プロジェクトを作成し一旦そこにストックするようにしましょう。

メモやEverNoteでもInboxノートブックを作る

GTDやタスクの管理だけでなくメモアプリやEverNoteにストックする場合にもInboxというノートブックを作成し一旦そこに入れるようにします。

Mac標準メモアプリ

メモアプリ

私は脱EVERNOTEでApple標準のメモアプリを使っています。この『メモ』というフォルダをInboxに見立てて一旦はそこでメモを作成し、後に各フォルダに振り分けています。

これも上のタスク・アイデア管理と同じで整理する作業を行う上でストックしたものの要らないノートを削除できる事にあります。また削除までしない場合でも重要なノートと同じ場所に保存しなくて済みますよね。

PC内ではダウンロードフォルダがInboxになる

PC内も同様に色んなファイルでわけが分からなくなりますよね。実はMacのiCloud対応アプリを使えばアプリ単位で勝手にファイルが管理できるようになります。

ただ全てのアプリがiCloud対応ではないですし、Windowsの場合はなかなか使えません。そこで私はわざわざInboxというフォルダを作らずInboxに該当する最初からあるフォルダ「ダウンロードフォルダ」をInboxとして使用しています。

Mac ダウンロードフォルダ

Mac ダウンロードフォルダ

何故ダウンロードフォルダなのかというと、WEBから何かのファイルをダウンロードした場合ダウンロードフォルダに入りますし、Macの場合ドッグにデフォルトでダウンロードフォルダが入っているのでそのまま使いました。

別にダウンロードフォルダを使わなくてもいいんですが、自分で設定する場合の注意点として

  • WEBからダウンロードしたものは移動でそのフォルダに入るように設定
  • デスクトップでいつでもフォルダにアクセス出来る(ショートカット等)

こうすることでInboxとしての使い勝手が向上します。

部屋の整理・模様替えにもInboxは使える

部屋の片付けをする時にどのようにして片付けていますか?ダンボール箱を用意する事によって素早く片付けるものを素早く仕分ける事が可能です。要はGTDと同じ考えでデスク回り、TV周辺といったように私は一箇所ずつ全てのもを一旦ダンボールに放り込んで片付けます。

何故一旦ダンボールに入れてしまうかというと、配置の変更だけだと要らない物がそのまま放置され片付かない。

生活しているとどこから入手したのかパンフレットやニッセンのカタログ等が本棚に入っていたりするので、そういった物が紛れているのに気付くのにも一旦収集すると便利です。

また明らかに要らない物でなくても使用頻度が極端に少ないもの、つい先日探していたが見つからなかった物などを発見しやすいので、デスク周りに優先して必要なもを配置するのにも役立ちます。

ダンボール箱だからこその利点

ある程度必要な物の整理・配置が終わったらダンボール箱の中に残るものがあると思います。これらは要らない物、若しくは直ぐに必要でないものです。

要らない物は残して置かず積極的に捨てる勇気が必要です。片付かない家の大半は不要な物を置いているからです。
断捨離とまではいきませんが要らない物はゴミで処分しましょう。

また直ぐに必要でなく配置されなかった物は、そのままダンボールに入れマジックで箱に「デスク周りNo,1」という感じで名称をつけておきます。

そしてメモアプリに何をどの箱にしまったのかを明記+写真を撮ってから押入れ若しくは倉庫に入れて完了です。

押入れ・倉庫にはダンボールが並ぶ

こうしたダンボール整理が進めば貸し倉庫のように押入れや倉庫にダンボールが並びます。最近ではオシャレなダンボール箱も多く並んでいてもストッカーのような感じでカッコイイです。

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この『VillageBox』というメーカーはいろいろなデザインのダンボール箱を販売しています。Inbox後にそのまま押し入れでストックするのにカッコイイです。気が付けば押入れがグチャグチャになってしまったという事も防止出来るようになります。

最悪Inboxで眠らせちゃうって裏技も出来ますからね!

まとめ

何かを片付けたり整理する時に、自分にとって最適な状態を保ちたい場合は普段の生活でInboxを活用すれば整理されている場所の影響をまず阻止できます。そうしてInboxに一旦入れることで、整理時に必要の有無の再確認も可能になるので更に重要なものをまとめられるわけです。

私が知る限り整理ができる方はInboxを使っていますし、最近では整理が必要な物にはInboxという概念がついています。

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