日々の作業効率化を考えタスク管理を習慣にして7年になる私ですが、どのような事を基準にアプリ・サービスを選んでいるのかをご紹介したいと思います。

GTDって重要か?

タスク管理と言えば長く私も『GTD』をマスターしようと続けていました。素早く今やるべきタスクを見つけるためにGTDって効率がいいのですがその分タスクの事前管理が重要になってきます。

有名なGTDの為のアプリと言えば『Omnifocus』です。

OmniFocusはアウトラインでのタスク階層管理、フォルダ・プロジェクト管理、他にもコンテキスト・作業にかかる時間・場所そして状況によってタスクをフォーカスするパースペクティブと凄く高機能です。

ただ高機能が故にタスク管理のために割く時間もそれ相応に必要になってきます。時間を効率化するためのタスク管理に時間を取られてしまうのはどうだろう？という疑問にいたり私は本格的なGTDはやめ自分なりにプチGTDに変更しました。

これを踏まえた上で本格的なGTDではないですが、私がタスク管理をする為の必要不可欠な機能を書いていきます。

何でも放り込んで仕分けが出来る『Inbox+フォルダ分け』

取り敢えずタスク管理を何故するのかというと、覚えておかなくていいというのが一番だと思います。そこで取り敢えずの思いつきやこれは大事だと思ったことを一時保管する『Inbox』というフォルダ、そしてInboxに溜まったタスクをジャンルごとに振り分けるフォルダ・プロジェクトという機能があればOKです。

普段はInboxにどんどんタスクを溜め込むわけですが、週一回はフォルダに仕分けする作業を行います。この時10分以内で出来るようなタスクは終わらせるようにして、残りはプロジェクト毎に整理します。
またいつやるかわからないアイデアなんかは『いつかやる』といったフォルダに仕分けます。思いついてInboxに入れたタスクでも仕分け時に重要と感じなかったら遠慮なく削除します。

経験上残しておいても一生やらないタスクになります。

カレンダー設定『週間計画がたてられる』

タスクを行う日付等で管理できる機能は重要です。出来れば『今日』といった日で何をやるかの管理ができるとすごく便利。
私は毎週Inboxからタスクを整理する際、1週間分のやることリストを作成します。この時のコツは無理せず達成できるレベルで作成すると長く続けられます。

また日付の設定時に『繰り返しタスク』が行えるとなお良いです。繰り返し行うタスクを1度設定しておけば毎月・毎年と勝手にその日にタスクの通知がしてもらえるのは備忘録としても最適です。

見やすいデザイン

機能も重要ですがデザインはすごく大事だと思います。
よくあるタスク管理の挫折に多くのタスクを一度に管理しようとしたら何処に目的のタスクがあるのかがわかりにくかったり、まとめにくいデザインでは仕分けも大変です。

出来るだけシンプルで目的のタスクにたどり着きやすいデザインのものであれば、タスク管理自体もモチベーションも保ちやすいでしょう。

複数端末での同期が簡単

タスク管理って家でみるだけではなく、いつでも見れるから便利なものです。
例えば家のMacで管理しているタスクをiPhoneで見られなかったり、同期に手間取るようでは意味がありません。

同期も簡単でどこでもタスクのチェックが出来る環境、またタスクをInboxに追加できる環境こそが重要です。

タスク管理を長く続けるコツ

長くタスク管理であったりGTDにチャレンジしたおかげで見えてきたのは使いやすいアプリで縛られ過ぎず柔軟にタスク管理を行う事が長続きのコツだと思います。

また『Inboxにタスクを追加したら本当に忘れてしまう』というのも大事。頭のなかで覚えていたらタスク管理の意味がないですし作業自体の効率も悪くなります。
どうしても気になるという場合は思い切って今行っているタスクをやめて、先に気になるタスクから行うという柔軟さも必要ですね。

マルチタスク時代なんて言われますが、１つずつしか終わらせられないので頭から離れないものから終わらせると効率が上がる場合が多いです。

最後に上記を満足させる私が現在使っているアプリは『Things3』です。

Photo：ぱくたそ